一ヶ月先まで歯科医院の予約を埋めるために | 歯科 増患.com公式ブログ

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一ヶ月先まで歯科医院の予約を埋めるために

(2018年11月11日 9:22 AM更新)

歯科医院に患者さんを呼べるリコールハガキ

 

松田歯科医院でメインテナンスと歯科治療を
担当する歯科医師の松田拓己です。

 

メインテナンスが必要な患者さんに
リコールの時期をお知らせするのは
ハガキを使うのが一般的ですね。

 

治療が終了した患者さんに
リコール時期の少し前にハガキを送って
予約の電話をかけていただく。

 

ハガキの他にメールなども使えますが、
リコール時期を知らせる→予約をしてもらう
→来院してもらう、という流れは一緒です。

 

リコールの改善策といえば、ハガキを工夫して
来院される患者さんをなんとか増やそう
という発想になりますね。

 

患者さんの年代や主訴に合わせて内容を
変えてみたり、宛名を患者さん自身に書いて
もらう、担当者の自筆のメッセージ等々、、、

 

このハガキなら予防の患者さんが増える、と
期待させてくれる手法はたくさんありますが
松田歯科医院ではすべて空振りでした。

 

しかし、リコール率が50%前後のままでは、
毎月半分の患者さんが脱落し続けることに
なります。

 

ハガキの効果をどうすれば高くできるのか、
調べていくうちに旧郵政公社の研究機関が
公開しているデータを見つけました。

 

その研究結果では、ハガキを受け取った人が
期待通りの行動を取ってくれる割合は14.5%
しかなかったのです。

 

ちなみに、ハガキを見て実際に行動した人の
割合が50%を超えるのは全体の上位6%だけ。

 

つまり、リコールハガキを送るだけで
半分の患者さんが通ってくださるのは、
かなり優秀と言ってよいのです。

 

それでも、わたしは納得できず
ハガキを送ったのに来院されない患者さんに
電話をかけて理由を聞いてみました。

 

その結果は
「ハガキを見て電話しようと思ったが忘れた」
「他のハガキと一緒に捨ててしまった」
「ハガキは届いていない(?)」
というように、ハガキが届いてもすぐに
電話をかけようとしない方が多かったのです。

 

さらに、びっくりしたのが
「どうして手紙が来たのか、わからなかった」
「わたしには必要ないので」
というお返事がかなり多かったことでした。

 

メインテナンスの重要性は、くどいほど説明
しているのですが、「自分には必要ない」と
思っている患者さんがかなりいらっしゃる、、、

 

どれだけリコールハガキのデザインや送り方
を工夫しても、患者さんに予防する気がない
のなら予約の電話がかかってくるはずはないですね。

 

口頭で一生懸命お話しても伝わらないのなら、
人間ドックのように検査結果と検査値の読み方
をお渡ししてみよう。

 

こんな発想でニュースレターをお渡ししてみたら
松田歯科医院のリコールハガキの反応率は
50%から一気に70%以上まで改善したのです。

 

このニュースレターを作る際に参考にしたのが
下の書籍です。

「究極のセールスレター」ダン・S・ケネディ 著

 

ニュースレターで増患できた院長先生

 

きちんと歯周検査の結果を伝えて
リコールハガキを送っているのに
定期健診に通ってくれる患者さんが増えない。

 

メインテナンスに継続通院される患者さんの
割合が50%前後、という残念な状態が
松田歯科医院では10年以上続いていました。

 

開業地域を間違えたかな、、、と
自分の努力不足を棚に上げるようなことを
考えたりしていたものです。

 

しかし、リスクを抱えた患者さんたちに
ニュースレターをお渡しし始めたら
リコール率は一気に20%以上改善しました。

 

予防の患者さんが増えないのです、と
周りの先生から相談を受けた際は
まずニュースレターをお勧めしています。

 

ニュースレターの作り方や渡し方について
お話すると、皆さんが「早速やってみます」
と嬉しそうな様子。

 

しかし、数ヶ月経ってからニュースレター
の効果について教えていただくと
困ったような顔をする先生が多いのです。

 

定期健診の患者さんは増えませんでしたか?
とお聞きすると、「実はまだニュースレター
が完成していないのです」というお返事。

 

わたしも歯科医師なのでよくわかりますが
「力の及ぶ範囲で完璧なものを作りたい」
と考える方が非常に多いようです。

 

実際、「究極のセールスレター」という本を
参考にしながら考え続けて、最初のニュース
レターを完成させるのに半年かかりました。

 

納得のいく内容になるまでは公開したくない、
と感じられるのはよく分かります。

 

ただ、自分の経験から言えるのは
「内容にこだわるよりも、1日でも早く
患者さんに予防の必要性を確実にお伝え
するほうが重要」ということ。

 

わたしのアドバイスどおりに、短期間で
ニュースレターを完成させて、患者さんに
お渡しできた先生にお聞きすると

 

「初めて、自分の口の中の様子が理解
できました!」

 

「何となく、ハイハイと聞いていましたが
こういうお話だったのですね」

 

「自分が歯周病にかかっているなんて
知りませんでした」

 

「歯は悪くなる前に予防できるんですね」

 

「難しいところもあったけど、予防した方が
良さそうだとわかりました」

 

「丁寧に説明していただいて感激です」

 

と、患者さんにはしっかりと予防の必要性が
伝わり、松田歯科医院と同様にリコール率は
20%以上アップしたと教えて下さったのです。

 

成功者が増えてくると嬉しくなりますので、
なかなかニュースレターを完成できない先生
のためにマニュアルも作成してみました。

 

そして、ある程度まで予防の患者さんが
増えてきたときに、ニュースレターの活用方法
を見直す必要があることもわかってきたのです。

 

このように成功事例を集めることで
「増患型予防歯科」を確立できました。

 

一ヶ月先まで予約を埋めるための第一歩

 

10年以上の間、メインテナンスを継続される
患者さんは半数程度だった松田歯科医院。

 

おかげさまで、現在では毎月90%前後の
患者さんがリコール時期になると来院されて
います。

 

「いきなりメインテナンスの患者さんが
増えた秘密はどこにあるのですか?」
という質問をいただく機会が増えました。

 

これまでお伝えしてきたとおり、
リコール率が横ばいだった10年以上の間も
努力はずっと続けていたのです。

 

大きな転換点は
「患者さんに説明が届いていないことを
心の底から認めたとき」でしょう。

 

それまでは、「説明したのに、
その通りに行動しない患者さんが悪い」
という気持ちが残っていました。

 

チェアサイドで一生懸命お話ししても
患者さんに理解していただけないのは
何故なのか?

 

この疑問について心理学・生化学的な答えが
見つかったおかげで、時間をかけなくても
患者さんに伝わる説明方法が見つかりました。

 

一般の企業や店舗ではありふれた手法ですが
歯科医院で初めて導入する際には、
内容や渡し方に工夫が必要。

 

松田歯科医院に加えて、実際にニュースレター
を活用された歯科医院の経験に基づいて
マニュアルを完成させました。

 

リコールハガキの効果を20%改善できる
ニュースレターの作成方法、効果的な渡し方に
加えて当院で実際に使用したニュースレターも
収録しています。

 

「ニュースレター活用の手引」について
興味をお持ちの先生は、下記のページにて
詳細をご確認ください。

 

「増患型予防歯科」スタートアップ講座のご案内 

 

「増患型予防歯科」スタートアップ講座とは?

 

ニュースレターをきっかけとしてリコール率
が改善し、メインテナンスの患者さんが増え
続けている松田歯科医院。

 

友人から、この増患法について教えて欲しい
と頼まれたのが、セミナー講師を始める
きっかけでした。

 

「院長が動かずにリコール率を改善する
3つの鉄則」という長い名前のセミナー
でしたが、おかげさまで好評でした。

 

友人はセミナー当日からニュースレター
を作り始めて、3日後には患者さんに
手渡していたそうです!

 

セミナー参加者を集めてくれたのも
その友人でしたので、行動力に感心
させられました。

 

もちろん、ニュースレターを受け取った
患者さんのリコール率は20%以上も改善
したそうです。

 

その友人にも勧められて、増患のコツを
お伝えするセミナーを地元の新潟や
東京で何度か開きました。

 

おかげさまで多くの先生方に喜んで
いただけましたので、良い経験になって
感謝しています。

 

しかし、開催の準備や休日を丸1日使うのが
大変なので、セミナーはお休みとさせて
いただきました。

 

「院長が動かずにリコール率を改善する
3つの鉄則」セミナーは幻となりましたが
聴講を希望される先生もいらっしゃいます。

 

そこで、「院長が動かずにリコール率を
改善する3つの鉄則」セミナーを基にした
動画講座を企画しました。

 

専用サイトで何度でも動画を視聴して
いただける上に、スライドもダウンロード
可能です。

 

リアルのセミナーのように時間の制限は
ありませんので、「増患型予防歯科」の
構築を網羅できました。

 

内容の一部をご紹介しますと

 

・メインテナンスの患者さんを増やせる
リコール期間の設定方法とその根拠
(ニュースレターがなくても可能です)

 

・リコールハガキの効果を高めた後、
さらに成果を上げ続ける考え方

 

・リコール率90%超えの歯科医院が
行っている施策(想像以上にシンプルです)

 

・ニュースレターの作成方法から渡し方
までを公開したマニュアル

 

リコール率の把握とニュースレターの配布
を実行していただける院長先生なら、
確実に成果を上げていただける内容です。

 

よくいただく質問がありますので、最後に
お答えいたします。

「増患型予防歯科の実践に不必要なものを教えてください」

 

・唾液検査

唾液検査は必須ではありませんが、
患者さんとのコミュニケーションには
有用だと考えています。

 

松田歯科医院では成人にはほとんど
行っておらず、リコール率が改善した後で
唾液検査を導入しました。

 

・ユニットやスタッフの増員

ユニットやスタッフの増員は不要ですが
歯周組織検査の記録は残してください。

 

・機能水

松田歯科医院では、今のところ
機能水を使用していません

 

・専用のアプリ等

ニュースレターを作成するのには
PCを使用したほうが便利ですが
有料のソフトは必要ありません

 

講座を受講いただければ、

予防歯科の達成度が客観的に判断できますので、

先生のクリニックに最適な増患方法を

選択できます。

 

最短のルートでリコール率を90%以上まで
引き上げていきましょう。

 

講座を視聴されて疑問や迷いを感じられ
ましたら、無料のメール相談をご活用
ください。

 

リコール率が90%前後で安定すれば
1ヶ月以上先まで予約が埋まりますので
大きな安心感が得られます。

 

さらに、先生の歯科医院を信頼して
通院される患者さんが増えますので
人間関係が非常に良好になります。

 

先生だけでなく、スタッフの満足度も
改善されるでしょう。

 

患者さんとスタッフが一緒に健康を守る
気持ちが高まりますので、「予防のために
通うのが当たり前」な歯科医院になります。

 

歯科衛生士だけでなく、受付スタッフも
ニュースレターの配布等で増患に貢献
できますので、やりがいが感じられます。

 

院長先生が一人で頑張らなくても
スタッフに参加してもらえる仕組みが
増患型予防歯科の大きな特徴。

 

「資格がなくても、患者さんは増やせる」と
目を輝かせるスタッフが増えてくれるのが
わたしの願いです。

 

患者さんとスタッフが喜んで通ってくれる
歯科医院づくりにお役立てください。

 

詳細につきましては、下記のサイトで
ご確認ください

 

「増患型予防歯科」スタートアップ講座のご案内 

 





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