一ヶ月先まで歯科医院の予約を埋めるために | 歯科 増患.com公式ブログ

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一ヶ月先まで歯科医院の予約を埋めるために

(2018年11月11日 9:22 AM更新)

歯科医院に患者さんを呼べるリコールハガキ

 

松田歯科医院でメインテナンスと歯科治療を
担当する歯科医師の松田拓己です。

 

メインテナンスが必要な患者さんに
リコールの時期をお知らせするのは
ハガキを使うのが一般的ですね。

 

治療が終了した患者さんに
リコール時期の少し前にハガキを送って
予約の電話をかけていただく。

 

ハガキの他にメールなども使えますが、
リコール時期を知らせる→予約をしてもらう
→来院してもらう、という流れは一緒です。

 

リコールの改善策といえば、ハガキを工夫して
来院される患者さんをなんとか増やそう
という発想になりますね。

 

患者さんの年代や主訴に合わせて内容を
変えてみたり、宛名を患者さん自身に書いて
もらう、担当者の自筆のメッセージ等々、、、

 

このハガキなら予防の患者さんが増える、と
期待させてくれる手法はたくさんありますが
松田歯科医院ではすべて空振りでした。

 

しかし、リコール率が50%前後のままでは、
毎月半分の患者さんが脱落し続けることに
なります。

 

ハガキの効果をどうすれば高くできるのか、
調べていくうちに旧郵政公社の研究機関が
公開しているデータを見つけました。

 

その研究結果では、ハガキを受け取った人が
期待通りの行動を取ってくれる割合は14.5%
しかなかったのです。

 

ちなみに、ハガキを見て実際に行動した人の
割合が50%を超えるのは全体の上位6%だけ。

 

つまり、リコールハガキを送るだけで
半分の患者さんが通ってくださるのは、
かなり優秀と言ってよいのです。

 

それでも、わたしは納得できず
ハガキを送ったのに来院されない患者さんに
電話をかけて理由を聞いてみました。

 

その結果は
「ハガキを見て電話しようと思ったが忘れた」
「他のハガキと一緒に捨ててしまった」
「ハガキは届いていない(?)」
というように、ハガキが届いてもすぐに
電話をかけようとしない方が多かったのです。

 

さらに、びっくりしたのが
「どうして手紙が来たのか、わからなかった」
「わたしには必要ないので」
というお返事がかなり多かったことでした。

 

メインテナンスの重要性は、くどいほど説明
しているのですが、「自分には必要ない」と
思っている患者さんがかなりいらっしゃる、、、

 

どれだけリコールハガキのデザインや送り方
を工夫しても、患者さんに予防する気がない
のなら予約の電話がかかってくるはずはないですね。

 

口頭で一生懸命お話しても伝わらないのなら、
人間ドックのように検査結果と検査値の読み方
をお渡ししてみよう。

 

こんな発想でニュースレターをお渡ししてみたら
松田歯科医院のリコールハガキの反応率は
50%から一気に70%以上まで改善したのです。

 

このニュースレターを作る際に参考にしたのが
下の書籍です。

「究極のセールスレター」ダン・S・ケネディ 著

 

 

ニュースレターで増患できた院長先生

 

きちんと歯周検査の結果を伝えて
リコールハガキを送っているのに
定期健診に通ってくれる患者さんが増えない。

 

メインテナンスに継続通院される患者さんの
割合が50%前後、という残念な状態が
松田歯科医院では10年以上続いていました。

 

開業地域を間違えたかな、、、と
自分の努力不足を棚に上げるようなことを
考えたりしていたものです。

 

しかし、リスクを抱えた患者さんたちに
ニュースレターをお渡しし始めたら
リコール率は一気に20%以上改善しました。

 

予防の患者さんが増えないのです、と
周りの先生から相談を受けた際は
まずニュースレターをお勧めしています。

 

ニュースレターの作り方や渡し方について
お話すると、皆さんが「早速やってみます」
と嬉しそうな様子。

 

しかし、数ヶ月経ってからニュースレター
の効果について教えていただくと
困ったような顔をする先生が多いのです。

 

定期健診の患者さんは増えませんでしたか?
とお聞きすると、「実はまだニュースレター
が完成していないのです」というお返事。

 

わたしも歯科医師なのでよくわかりますが
「力の及ぶ範囲で完璧なものを作りたい」
と考える方が非常に多いようです。

 

実際、「究極のセールスレター」という本を
参考にしながら考え続けて、最初のニュース
レターを完成させるのに半年かかりました。

 

納得のいく内容になるまでは公開したくない、
と感じられるのはよく分かります。

 

ただ、自分の経験から言えるのは
「内容にこだわるよりも、1日でも早く
患者さんに予防の必要性を確実にお伝え
するほうが重要」ということ。

 

わたしのアドバイスどおりに、短期間で
ニュースレターを完成させて、患者さんに
お渡しできた先生にお聞きすると

 

「初めて、自分の口の中の様子が理解
できました!」

 

「何となく、ハイハイと聞いていましたが
こういうお話だったのですね」

 

「自分が歯周病にかかっているなんて
知りませんでした」

 

「歯は悪くなる前に予防できるんですね」

 

「難しいところもあったけど、予防した方が
良さそうだとわかりました」

 

「丁寧に説明していただいて感激です」

 

と、患者さんにはしっかりと予防の必要性が
伝わり、松田歯科医院と同様にリコール率は
20%以上アップしたと教えて下さったのです。

 

成功者が増えてくると嬉しくなりますので、
なかなかニュースレターを完成できない先生
のためにマニュアルも作成してみました。

 

そして、ある程度まで予防の患者さんが
増えてきたときに、ニュースレターの活用方法
を見直す必要があることもわかってきたのです。

 

このように成功事例を集めることで
「増患型予防歯科」を確立できました。

 

一ヶ月先まで予約を埋めるための第一歩

 

10年以上の間、メインテナンスを継続される
患者さんは半数程度だった松田歯科医院。

 

おかげさまで、現在では毎月90%前後の
患者さんがリコール時期になると来院されて
います。

 

「いきなりメインテナンスの患者さんが
増えた秘密はどこにあるのですか?」
という質問をいただく機会が増えました。

 

これまでお伝えしてきたとおり、
リコール率が横ばいだった10年以上の間も
努力はずっと続けていたのです。

 

大きな転換点は
「患者さんに説明が届いていないことを
心の底から認めたとき」でしょう。

 

それまでは、「説明したのに、
その通りに行動しない患者さんが悪い」
という気持ちが残っていました。

 

チェアサイドで一生懸命お話ししても
患者さんに理解していただけないのは
何故なのか?

 

この疑問について心理学・生化学的な答えが
見つかったおかげで、時間をかけなくても
患者さんに伝わる説明方法が見つかりました。

 

歯科医院が成功する説明の3条件





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