歯科医院で手の遅いスタッフにやってもらうべき仕事 | 歯科 増患.com公式ブログ

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歯科医院で手の遅いスタッフにやってもらうべき仕事

(2015年10月23日 7:02 AM更新)

この春入社した新人がなかなか仕事をおぼえてくれません

歯科医院のスタッフ育成に限らず、近年新入社員を採用した会社では「仕事を覚えるスピードが遅い」「注意するとすぐ退職する」という言葉がよく聞かれます。

歯科衛生士を育成する教育機関でも卒業したばかりの新人が早期に離職するケースが増え続けているため、歯科衛生士を採用・育成する歯科医院を対象に新人教育の研修会を企画するほどです。

歯科衛生士の離職率が増えれば人気のない魅力に乏しい職種と認知されて、入学する学生の人数・質が低下することになりますので短大としても対策を取らざるを得ないわけです。

もちろん、歯科衛生士として活躍してくれる人材の人数・能力が落ちてしまえば、歯科医院の診療に支障を来すことになり来院された患者さんが不満を抱く危険性が非常に高くなります。

開業年数の長い院長先生は皆さん実感されているように、基本的に女性の職場である歯科医院では結婚・出産等でスタッフが離職することは避けられません。

つまり、一定の患者数を確保して安定した経営を続けるためには新人スタッフの育成は避けて通れないのです。

以前は、退職するスタッフと入れ替わりに新規のスタッフを採用しても日業業務を見て覚える期間は2~3か月もあれば十分だったように思われます。

しかし、最近は「見て覚える」という新人任せの育成方法では1年以上経ってもほとんど成長しないということが珍しくありません。

それでは、何とかして30代以上の中途採用のスタッフを集めようという考えも湧いてきますが、結婚・出産後に歯科医院勤務を再開する割合は非常に低いのです。

つまり、今までの人材育成方法を見直して新卒のスタッフが確実に仕事を覚えられる環境を整える必要があります。

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 スキルの未熟さを指摘せずに成長を促す

新卒・中途採用を問わず新入社員に 業務を覚えてもらうにはマニュアルが有効なツールとなります。

マニュアルを用意している医院は多いのですが有効に活用されいることは少ないようです。

     現場で活用できるマニュアルの要件としては

  ・治療の種類に応じて一枚ずづ作成して冊子にはしない

  ・作業の順番どおりに手順を一行ずつ記載して□にレ点をつけるチェックリスト形式にする

  ・複数枚を印刷あるいはコピーしておいて作業のたびに新しいシートを使用 という3つのポイントがあげられます。

上の写真は松田歯科医院で使用しているマニュアルですが頻繁に使用する’浸麻’でも10個の項目にチェックするようになっています。

「マニュアルが大切なのはわかるがわざわざ時間を取って作成しなおす暇はないよ」という声が聞こえてきそうですが院長先生やベテランのスタッフがマニュアルを準備する必要はありません。

むしろ、日常業務を体で覚えてしまっているような人物が作成したマニュアルは新人には使いづらいものになる場合が多いのです。

つまり、育成のための指導を受けた新人スタッフが教わった内容を自分自身のために書き留めて整理しマニュアルの形に清書するのです。

こうして新人スタッフが作成してくれたマニュアルの内容を院長先生とチーフで確認して完成させていきます。

新人がマニュアルを提出してくれた際に注意していただきたいことは、完成度は60%程度で合格としてください。

チェックを受けて使い始めたマニュアルは、ほとんどの場合修正が必要となるからです。

「院長とチーフが確認しているのだから修正が必要になるはずはないだろう?」と思われるでしょうが、どれだけマニュアルを完璧に直しても再び器具準備を行ってもらうと新人はほぼ確実にミスをします。

   ミスの種類は

1.マニュアルを順番どおりにチェックしても間違えた

2.ある項目のチェックをし忘れた

3.マニュアルを見ないで作業した の3つに分けます。

1.のようにマニュアルをきちんと読んでもミスが起きた場合は新人を責めてはいけません。

新人は院長先生の指示にしたがって行動しているので怒られる理由はなく、ミスの原因はマニュアルが未完成だったことにあるのです。

院長・チーフ・新人スタッフの誰も悪いわけではなく、間違わずに作業できるマニュアルに改善していけば良いのです。

2.については《マニュアル(文字をしっかり読む》という習慣が十分に備わっていない可能性が高くなります。

マニュアルは新人スタッフ本人が’自分で使う’ことを前提に作成していますから、既成のテキスト等でありがちな「読みづらい」「意味が分からない」等の問題は起こらないはずです。

紙に書いてある内容を飛ばさずに読んで、順番どおりに作業する練習をしっかり積んでもらう必要があります。

3.については院長先生の「マニュアルに従って作業を進めなさい」という指示を守っていないことになります。

現場の責任者が作業を安全・確実に行うために出した指示を新人として入社した人物が実行しないのでは、チームの一員として勤務し続けてもらうことはかなり難しくなるでしょう。

「マニュアルに従って作業を進める」という指示をどうすれば守れるのか?院長と新人の間で雇用の継続を含めて話し合う必要があるかも知れません。

以上のように”マニュアル”という業務内容を箇条書きに記したメモを新人が間違えずに作業できる内容まで改善していけば、新人のスキル不足を直接指摘しなくても確実に仕事を覚えてもらうことができます。

「新人が仕事を覚えずにミスをするのが悪い」ということで、これまでの慣例どおりに「できていないことを指摘して覚えさせる」方が楽で効果的に感じられるかも知れません。

しかし、新人スタッフ特に新卒者は ・自分は出来ることを精一杯やっており、怒られるほど至らない点はない ・努力するように指示されても具体的にどう行動すればよいのか分からない という意識が強く、家庭を含めて人前で叱責された経験がないことが珍しくありません。

そのため、初めて行う作業でミスしたことを指摘されると「怒られた」「恥をかかされた」「無理なことを強要されている」と感じて心を閉ざし早期に退職するケースも多いようです。

時代の変化に合わせるのは大変ですが、健全な歯科医院の運営を続けるためには優秀なスタッフの確保は欠かせません。

マニュアルの作成を通じて新人スタッフの成長を促す方法を実践していただくことを願っております。




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