歯科医院のスタッフと実現する残業対策(3) | 歯科 増患.com公式ブログ

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歯科医院のスタッフと実現する残業対策(3)

(2015年10月17日 6:19 AM更新)

松田歯科医院では残業回避策として下記の3つのポイントを重視し実践しています。「残業は30分以内にしてもらえませんか?」(1)より

○退出に必要な準備・確認事項をチェックリスト形式で網羅したマニュアルの整備

○業務終了時刻から逆算した最終予約時刻の厳守

○治療手順の標準化とチェックリスト形式のマニュアル整備

ところが、これらの努力にも関わらず連日残業が続いて疲れるため、残業が30分を超えたら帰らせて欲しいという要望が常勤のスタッフから上がってきました。

予防業務でほぼ一日が終わり、最近引越しをして通勤時間が長くなった歯科衛生士の意見を最初に聞いてみることにしました。「残業は30分以内にしてもらえませんか?」(2)より

スタッフの生活環境の変化にどう対応するか?

常勤歯科衛生士は新卒で松田歯科医院に入社して丸6年経っており、効率的に業務を遂行し院内の状況をしっかり把握してくれている優秀なチーフです。

予測できない事態は出来るだけ避けたいという慎重な性格なので、何があっても通勤できるように医院から徒歩圏内のアパートに住み続けていました。

しかし、この春から車で15分程度かかる地域に引っ越して朝の通勤ラッシュに巻き込まれる心配が生じてきました。

引越し直後から遅刻の可能性があるので患者さんのアポイントを遅らせて欲しい等、通勤が負担になっていることを感じさせる様子がうかがえました。

新人で入社して順調に研修を重ねてスキルを伸ばしてきたチーフなので、通勤が大変になっても生活環境を変えるのにはかなり重要な理由があったはずです。

  常勤衛生士の意見は次の通りでした。

 1.残業が30分を超えると疲れがたまって体調が悪くなり、プライベートに差し支えるので30分以内で診療を終わらせてほしい

 2.パートのスタッフが自由に休みを取っているのは不公平ではないのか?

 3.ダイレクトボンディング等の時間を要する治療は診療時間の最後ではなく、診療の初めの方の時間帯に入れてほしい

  これらに関するわたしからの返答は以下の通りです。

 1.冒頭で紹介したように当院では残業を避けるために十分な対策をとっており、治療に要する時間が長引いて帰りが遅くなっているのではない。
残業時間を短くするために患者さんの診療を切り上げるつもりはない。

 2.家事、育児等で常勤として就労できないスタッフがパート勤務を選ぶので、常勤と同一に考えるのは間違いである。
常勤スタッフは各種保険・手当、賞与等で優遇されている。

 3.ダイレクトボンディングは個々の患者さんの審美的な要求に確実に応える必要があるので終了時間の予測が難しく、診療時間の最後に予約を入れないと他の患者さんのアポイントに影響を与えてしまう。
ただし、ダイレクトボンディングはスタッフの介助をほとんど必要としないのでスタッフの終業時刻には関係していないはずである。

1.と2.の要望については通勤の負担が背景にあると思われましたので、チーフには今後の就業形態を変更することで解決できるのではないかと提案しました。

具体的には、就業した時間数(時給)ではなくメンテナンスを行った患者さんの人数等、歯科衛生士として売り上げに貢献した数字に応じて給与を支給する歩合制に近い形をとれば ・通勤時間の負担緩和 ・収入の確保 ・担当歯科衛生士の継続 という医院・スタッフ双方にとって重要な要素がすべて実現可能になります。

歯科衛生士の歩合給はあまり馴染みがない感じがしますが、松田歯科医院ではフリーランスの歯科衛生士として臨床および講演会等で活躍されている沢口由美子さん(著書:『継続通院したくなる歯科医院のスタッフ育成計画』)に毎年院内セミナーを開催いただいています。

当院のチーフはメンテナンスの手技から患者さんのマネジメントまで歯科衛生士として必要な知識・技術の多くを新人の頃から沢口由美子さんに教わって育成していただきましたので、「沢口さんのようにフリーランスとして活動することを目指すステージに上がってきたようだね」と伝えたところ顔がパッと輝きました。

「今後のことについて沢口さんと相談してみたいと思います!」とチーフは明るく答えてくれました。

スタッフに主体性を持って勤務してもらう

もう一人の歯科助手として勤務してもらっている常勤スタッフからの要望は、疲れがたまりやすいので残業時間を短くしてほしいというものでした。

冒頭でご紹介したとおり、診療時間の延長は極力避けるように努力していることとダイレクトボンディング等の治療時間が長くなる処置についてはアシスタントとして最後まで介助についてもらう必要がないことは理解してもらえたようでした。

この場面で院長の方から「業務の効率化や時間短縮等の工夫が足りないのではないか」という問いかけや具体的な見直しを指示すれば「残業時間の短縮」という目の前の問題は解決できるかも知れません。

しかし、社内業務の改善が必要になった場合に経営者側へ要求するだけで自らの作業内容や取り組み方について見直しをする姿勢がないままでは、自主的に仕事に取り組んでいるとは言えません。

そこで、わたしは残業時間の短縮については一切触れずに「明日からすべての患者さんについて、予約時刻よりも何分お待たせしたか記録してください」と指示を出しました。

最後の予約の患者さんの診療を時間どおりに開始するとともに診療後の片づけが迅速に行われていれば、終業時間とほぼ同時に業務は終えられるはずです。

  しかし、残業時間が30分を超える状態が改善されないということは次のような問題が考えられます。

 ●予約どおりに診療を開始できていない

 ●診療後の片づけに時間がかかり過ぎている

診療に要する時間については手順の標準化を十分に行っているため予定以上に時間が伸びることはほとんどありません。

したがって、診療前後の作業を効率化することをスタッフが自ら意識して実践してもらわない限り定時に終業することは望めないと考えたのです。

常勤の歯科助手は早速次の日から予約通りに診療を開始できているか記録を始めてくれました。

その結果、予約時間に5分以上遅れて診療室にお通しした患者さんは平均で一日に1名以下でした。

そして、終業時間が定時より15分以上遅れることはほとんど無くなったのです!

何故、治療の開始時間を記録するだけで残業が劇的に減少したのか? 常勤歯科助手のレポートをご紹介いたします。

これまでのまとめを報告します。
今まで、1日の患者様数とお待たせしてしまった時間の報告をしてきましたが、その中でわかったことがあります。
まずは、ご予約の方の準備を事前にしておくことです。
予約表を見れば何時にどんな処置の患者様が来院されるのかがわかります。
前もって準備を行うことで、来院されたときに素早く用意することができます。
そして、処置が終えたら手の空いてるスタッフと協力して片付け、次にお見えになっている方の準備をします。
ひとりではなく複数人で行うため、準備片付けだけでも時間の短縮ができ、結果、ご予約の時間を守ることができるようになりました。
カルテやレントゲンで部位を確認し、漏れのないよう用意することが大切になります。
患者様はご予約の時間を守っていらっしゃってるので、診療サイドもお待たせしないことが信頼関係を築く中で、大切なことのひとつだと思います。
今後も予約表を見ながら用意をきちんと行い、少しでもお待たせしないようにしていきたいと思います。 以上になります。

 

 

 




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