歯科医院の予約が埋まるノウハウを導入してみました | 歯科 増患.com公式ブログ

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歯科医院の予約が埋まるノウハウを導入してみました

(2018年1月11日 11:19 PM更新)

予約時間の空きを無くすには?

 

院長先生が理想とされる歯科医院を
実現するお手伝いがライフワーク
‘クリニックプランナー’松田拓己 です。
 
毎月のように様々なセミナーに参加される
勉強熱心なK先生から、年末にご相談を
いただきました。
 
松田
「いつも、新しい知識を診療室で実践されて
素晴らしいですね。

今回の成果はいかがでしたか?」
 
K先生
「先日のセミナーでは、予約が入りづらい
時間帯でもアポイントを埋める方法を
教えてもらったので実行してみました。」
 
松田
「K先生の行動力には感心します。

曜日や時間帯によって予約の入り方が偏る
のは、多かれ少なかれ、どこの歯科医院でも
起こることですからね。

どのようにして、アポイントを均等に埋める
のですか?」
 
K先生
「患者さんに見える場所にアポイント帳を
公開して、空きの多い時間帯を選んでもらう
ようにするのです。」
 
松田
「・・・それは、実際にどこかの歯科医院で
効果のあった方法なのですよね???」
 
K先生
「ほとんどの患者さんがメインテナンスに
通い続ける歯科医院が、この方法で成功した
というお話でした。」
 
松田
「そうですか・・・

K先生のクリニックでは、アポイント帳を
患者さんに公開して、反応はいかが
でしたか?」
 
K先生
「はい、できるだけ短い間隔で通院して
治療を早く終わらせたいという積極的な
患者さんに活用してもらえました。」
 
松田
「あっ、そうでしたか。

では、アポイントの空きが少なくなって
一日に診察できる患者さんは増えた
のですね?」
 
K先生
「いいえ、一日に来院される患者数は
以前よりも減ってしまったのです・・・」

セミナーで教わったノウハウを素直に
実行されたK歯科医院では、講師が紹介
したような成果があがりませんでした。

それどころか、来院者数が減ってしまって
K先生は困惑したご様子。
 
どこが間違っていたのでしょう?
 
 

患者さんが予約を守りたくなる歯科医院

 

メインテナンスに継続通院される患者さんを
増やして、予防歯科を定着させるために
勉強と実践を続けているK先生。
 
最近参加されたセミナーでお聞きになった
予約時間の空きを少なくできるノウハウを
早速ご自分のクリニックに導入されました。
 
そのセミナーでは、メインテナンスのために
通い続ける患者さんを増やすためのマル秘
テクニックを多数紹介していたそうです。
 
すでにK歯科医院で取り入れている対策が
多かったのですが、他では聞いたことのない
目新しい方法もありました。
 
それが、アポイント帳を患者さんに公開して
空きの多い時間に予約をとっていただく
というノウハウだったのです。
 
どちらのクリニックでも、多かれ少なかれ、
予約の入り方には偏りが生じますね。
 
平日の19:00以降と土曜日の10:00までに
予約が集中するのが、K先生の悩みでした。
 
新しいノウハウを導入すれば、予約が均等
になって一日に診療できる患者数が増える!
と期待されたのです。
 
ところが、K先生の期待は裏切られました。
 
患者さんにクリニックの予約状況を公開
してからは、以前よりも一日の来院者数
が減ってしまったのです・・・
 
松田
「セミナーで説明されたとおりに、
アポイントの空欄は埋まったのですね?」
 
K先生
「はい、以前はヒマだった時間帯にも
予約が入って喜んでいたのですが・・・
 
日計表を見比べてみると、ノウハウの
導入前よりも来院者が減っているのです。」
 
松田
「予約自体は増えているのに
来院数が減ったということは
キャンセル率が上がってしまった?」
 
K先生
「はい、本当に困っています。

セミナーで教わったとおりに実行したのに
どうして、わたしの医院だけは効果が
あがらないのでしょうか?」
 
意気消沈されているK先生のご様子を見て
わたしも胸が苦しくなってしまいました。
 
先生でしたら、どのようなアドバイスを
K先生にお伝えされますか?
 
今回、K先生が実践されたノウハウの
メリットとデメリットをまとまると
以下のようになります。

ぜひ、K先生を元気づけられるような
アドバイスを考えてあげてくださいね。

 

ーメリットー

・空きの多い時間帯を選んで、患者さんが
予約をとってくださる

・スタッフが空き時間を案内する手間が
省ける

 

ーデメリットー

・空き時間が多いことが分かると、
患者さんの予約を守る意識が薄れる

・一度公開したアポイント帳を
再び非公開にするのが難しい

 

そのノウハウで大丈夫?

 

メインテナンスのために継続して通院される
患者数が非常に多い歯科医院が持っている
ノウハウをセミナーでお聞きになったK先生。
 
持ち前の実行力で、すぐにご自身の医院でも
新しいノウハウを実践されました。
 
ところが、セミナーで説明されたような効果
は現れず、逆に一日の来院者数が減って
しまいました・・・
 
K先生が導入されたノウハウは以下のものです。
 
「曜日や時間帯によって予約の入り方が偏る
のを防ぐために、アポイント帳を患者さんに
見ていただき、空いている枠を選んでもらう」
 
このノウハウの特徴をまとめると
このようになります。
 
ーメリットー
 
・空きの多い時間帯を選んで、患者さんが
予約をとってくださる(場合もある)
 
・スタッフが空き時間を案内する手間が
省ける
 
ーデメリットー
 
・空き時間が多いことが分かると、
患者さんの予約を守る意識が薄れる
 
・一度公開したアポイント帳を
再び非公開にするのが難しい

 
 
松田
「キャンセルする患者さんが増えたのは
どうしてだったと思われますか?」
 
K先生
「今まで夕方に来院されていた患者さんが
空きの多い午前中に予約をとられても
用事が入って変更されることが増えました。」
 
松田
「予約を変更しても、
次回は来院されるのですね?」
 
K先生
「いいえ。

以前はめったに予約を変更しなかった
患者さんたちが、2回,3回と続けてキャンセル
されるようになってしまいました・・・」
 
松田
「困りましたね・・・

予約変更の電話をかけてくる患者さんは
申し訳なさそうにされているのでしょうか?」
 
K先生
「・・・どうも、違うようなのです。

『明日も空いているはずだから予約入れて』
と仰る方が増えているそうです。」
 
松田
「K先生の診療室では、定期健診の予約は
2〜3週間さきまで埋まっているのでは
なかったですか?」
 
K先生
「最近、常勤の歯科衛生士を採用できまして
メインテナンスの予約枠に空きが増えた
のです。

せっかく、診察できる人数が増えたので
アポイントを早めに埋めたかったのですが。」
 
松田
「歯科衛生士さんが増えてくれたのは
本当に良かったですね。

今回のノウハウが逆効果になってしまった
理由もよくわかりました。」
 
K先生
「何が悪かったのでしょうか?」
 
松田
「予約時間を守って通院するのは
患者さんにとって負担であることは
間違いないですよね。
 
時間が余ったり、思い出したときに
ちょうど良く診察してもらえれば
助かると思いませんか?」
 
K先生
「それは患者さんにとっては好都合
かも知れませんが、診療する側には
負担が大きすぎますよ、、、、

あーっ、分かりました!」
 
松田
「はい、予約の空きが多いことを
患者さんに公開してしまえば、
キャンセルをしても平気と思われます。
 
時間を守って通院する必要はありません
と、宣伝しているようなものですね。
 
アポイント帳を患者さんに見せてもよい状況
とは、特定の時間以外は予約が埋まっている
場合に限られるでしょう。」
 
K先生
「でも、予防のために毎月200名以上の方が
通い続ける歯科医院のノウハウとして紹介
されていましたが・・・」
 
松田
「恐らく、予約を取りづらい歯科医院が
患者さんの批判をかわすためにアポイント帳
を公開しているのではないでしょうか。
 
患者さんを増やすためのノウハウだとは
考えづらいと思いますよ。」
 
K先生
「成功している歯科医院で行っていることが
すべて増患に結びついているわけではない
のですね・・・」
 
松田
「そうですね。

ノウハウの導入前後で、患者数がどれだけ
変化したのか、複数の歯科医院で確認できて
いれば理想的ですが。
 
なかなか、そういうノウハウには
お目にかかれません。」
 
K先生
「わかりました。

あせるのは止めて、採用できた歯科衛生士が
当院のシステムに慣れてくれるような
サポートを考えるようにします。」
 
松田
「歯科衛生士が自信を持って患者さんに
接してくれれば、メインテナンスに通う方は
すぐに増えていきますよ。

がんばってください!」

 




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